Chính sách hủy phòng trên OTA: Cách thiết lập để tăng booking nhưng vẫn bảo vệ doanh thu

Trên các nền tảng như Booking.com, Agoda hay Traveloka, chính sách hủy phòng (Cancellation Policy) là một trong những yếu tố ảnh hưởng trực tiếp đến:

• Tỷ lệ đặt phòng (Conversion Rate)
• Tỷ lệ hủy (Cancellation Rate)
• Doanh thu thực nhận của khách sạn

Thiết lập đúng, bạn vừa tăng booking vừa giảm rủi ro phòng trống. Thiết lập sai, bạn sẽ gặp tình trạng “full phòng trên giấy – trống phòng ngoài thực tế”.

Dưới đây là cách chuẩn hóa chính sách hủy theo hướng hiệu quả và bền vững.

1. Flexible Rate (Hủy miễn phí) – Tăng chuyển đổi mạnh

Đây là loại giá được khách hàng hiện đại ưu tiên vì mang lại cảm giác an tâm.

Cách vận hành:

• Khách được hủy miễn phí trước một mốc thời gian (ví dụ: 3 ngày trước check-in)
• Sau mốc này → thu phí (thường là đêm đầu tiên)

Ưu điểm:

• Tăng mạnh tỷ lệ đặt phòng
• Dễ cạnh tranh trên OTA

Nhược điểm:

• Rủi ro hủy sát ngày (last-minute cancellation)

👉 Khuyến nghị:
Chỉ nên áp dụng cho Rate Plan tiêu chuẩn (Standard Rate) để giữ cân bằng giữa chuyển đổi và rủi ro

2. Non-Refundable – “Lá chắn” bảo vệ doanh thu

Đây là loại giá không hoàn tiền, thường thấp hơn Flexible Rate từ 5–15%.

Ví dụ:

• Flexible Rate: 1.000.000 VNĐ
• Non-refundable: 850.000 VNĐ

Lợi ích:

• Không lo hủy phòng
• Dòng tiền chắc chắn
• Giảm áp lực vận hành

👉 Đây là “neo doanh thu” giúp bạn ổn định công suất

3. Chính sách cho mùa cao điểm & lễ Tết

Sai lầm phổ biến: dùng chính sách “mềm” cho cả mùa thấp điểm và cao điểm.

Hành động cần làm:

• Siết thời gian hủy miễn phí (ví dụ: 7–14 ngày thay vì 3 ngày)
• Áp dụng phí hủy cao (có thể 100% giá trị booking)

👉 Mục tiêu:

• Tránh khách hủy sát ngày
• Bảo vệ doanh thu trong giai đoạn “cháy phòng”

4. Xử lý No-show đúng cách

No-show (khách không đến, không báo trước) là nguyên nhân gây thất thoát lớn nếu xử lý sai.

Quy tắc bắt buộc:

• Cập nhật trạng thái No-show trên Extranet trong vòng 24h từ ngày check-in

Lợi ích:

• Có thể thu phí theo chính sách
• Tránh bị tính hoa hồng OTA cho booking không thực

👉 Đây là thao tác nhỏ nhưng ảnh hưởng trực tiếp đến lợi nhuận

5. Công thức kết hợp tối ưu

Một listing hiệu quả không chỉ có một loại giá.

Cấu trúc đề xuất:

• Flexible Rate
  → Giá cao hơn + cho phép hủy
  → Nhắm khách cần linh hoạt
• Non-Refundable Rate
  → Giá thấp hơn + không hoàn tiền
  → Nhắm khách chắc chắn, nhạy giá

👉 Sự kết hợp này giúp bạn:

• Tối đa hóa tệp khách
• Cân bằng giữa chuyển đổi và lợi nhuận

Kết luận

Chính sách hủy không chỉ là điều khoản vận hành — mà là một phần của chiến lược doanh thu.

Thiết lập đúng sẽ giúp bạn:

• Tăng tỷ lệ đặt phòng
• Giảm rủi ro hủy
• Ổn định dòng tiền
• Cải thiện thứ hạng trên OTA

Bạn đang bị hủy phòng nhiều nhưng không rõ nguyên nhân?

Đừng để chính sách sai làm mất doanh thu.

————————————————————————-

STAVIA – Sale OTA & Smart Revenue
Giải pháp Setup – Vận hành – Tối ưu doanh thu OTA cho khách sạn & homestay

✔ Xây dựng chính sách hủy tối ưu theo từng mùa
✔ Giảm tỷ lệ hủy & no-show
✔ Tối ưu conversion & RevPAR

📞 Hotline: 0905 091 187
🌐 Website: https://www.stavia.net