Checklist pháp lý & hồ sơ cần chuẩn bị trước khi mở bán OTA cho khách sạn

Trước khi đưa phòng lên các nền tảng như Booking.com, Agoda hay Traveloka, khách sạn cần chuẩn bị đầy đủ hồ sơ để:

• Đăng ký tài khoản nhanh chóng
• Tránh lỗi xác minh (Verification)
• Vận hành đúng quy định pháp lý

Dưới đây là checklist đầy đủ theo chuẩn thực tế.

1. Giấy phép kinh doanh dịch vụ lưu trú

Đây là điều kiện bắt buộc để hoạt động hợp pháp.

Hồ sơ cơ bản:

• Giấy phép kinh doanh
• Căn cước công dân của người đại diện

Hình thức đăng ký:

Hộ kinh doanh cá thể

• Phù hợp: Homestay, nhà nghỉ, khách sạn nhỏ
• Đăng ký tại UBND quận/huyện

Doanh nghiệp

• Phù hợp: Khách sạn quy mô lớn
• Đăng ký tại Sở Kế hoạch & Đầu tư

2. Mã ngành kinh doanh cần có

Để tránh bị từ chối hồ sơ OTA, bạn cần đăng ký đúng ngành nghề.

Các mã ngành phổ biến:

• 5510 – Khách sạn và dịch vụ lưu trú tương tự
• 5520 – Dịch vụ lưu trú ngắn ngày (homestay, căn hộ)
• 5590 – Cơ sở lưu trú khác

👉 Nên đăng ký đầy đủ để linh hoạt vận hành

3. Hồ sơ cần chuẩn bị khi tạo tài khoản OTA

Sau khi đủ điều kiện pháp lý, bạn sẽ tiến hành setup tài khoản.

Thông tin khách sạn

• Tên khách sạn
• Địa chỉ
• Số điện thoại
• Email quản lý

Thông tin phòng & tiện nghi

• Room Type
• Diện tích
• Loại giường
• Sức chứa
• Amenities

👉 Đây là phần ảnh hưởng trực tiếp đến hiển thị & conversion

Hình ảnh khách sạn

Bắt buộc phải có:

• Ảnh mặt tiền
• Ảnh phòng ngủ
• Ảnh phòng tắm
• Ảnh tiện ích
• Ảnh khu vực chung

👉 Hình ảnh tốt = tăng tỷ lệ đặt phòng

Tài khoản ngân hàng

OTA dùng để chuyển tiền booking.

Cần đảm bảo:

• Tên tài khoản trùng với giấy phép kinh doanh
• Thông tin chính xác tuyệt đối

Hóa đơn tiện ích (Utility Bill)

Một số OTA yêu cầu để xác minh địa chỉ:

• Điện
• Nước
• Internet

Video xác minh (Property Verification)

Một số nền tảng yêu cầu quay video thực tế.

Nội dung thường gồm:

• Khu vực xung quanh
• Bảng tên khách sạn
• Mặt tiền
• Lễ tân
• Phòng mẫu

👉 Mục tiêu: xác minh bạn là chủ sở hữu thực

4. Điều kiện pháp lý bắt buộc khi vận hành

Kinh doanh lưu trú là ngành có điều kiện, cần bổ sung:

Giấy chứng nhận an ninh trật tự

• Do công an cấp
• Bắt buộc với mọi cơ sở lưu trú

Hồ sơ phòng cháy chữa cháy (PCCC)

Tùy quy mô, có thể cần:

• Giấy chứng nhận PCCC
• Biên bản kiểm tra PCCC

Hệ thống khai báo tạm trú

Bắt buộc theo quy định pháp luật Việt Nam.

Bao gồm:

• Khách Việt: khai báo qua hệ thống lưu trú (ASM / dịch vụ công)
• Khách nước ngoài: khai báo qua cổng của Cục Quản lý xuất nhập cảnh

👉 Nếu không thực hiện đúng → có thể bị xử phạt

Kết luận

Chuẩn bị đầy đủ hồ sơ trước khi mở bán OTA giúp bạn:

• Đăng ký nhanh – không bị từ chối
• Tránh lỗi xác minh tài khoản
• Mở bán sớm hơn đối thủ
• Vận hành đúng quy định pháp lý

👉 Đây là bước nền tảng nhưng quyết định tốc độ “lên sàn” của bạn

Bạn đang chuẩn bị mở OTA nhưng chưa rõ cần bắt đầu từ đâu?

Đừng để thiếu hồ sơ làm chậm tiến độ kinh doanh.

—————————————-

STAVIA – Sale OTA & Smart Revenue
Giải pháp Setup – Vận hành – Tối ưu doanh thu OTA cho khách sạn & homestay

✔ Hỗ trợ setup OTA từ A–Z
✔ Chuẩn hóa hồ sơ & quy trình xác minh
✔ Tư vấn vận hành đúng pháp lý

📞 Hotline: 0905 091 187
🌐 Website: https://www.stavia.net